Politique de protection des renseignements personnels de Services de Titres FCT

Services de Titres FCT est le chef de file canadien en matière d'assurance titres ainsi que d'autres produits et services. À ce titre, Services de Titres FCT accorde une importance primordiale à ses relations avec ses clients et ses employés. De plus, elle s'engage à protéger leurs renseignements personnels. Par conséquent, Services de Titres FCT souscrit aux principes de protection de ces renseignements et aux commentaires qui les accompagnent, tels qu'énoncés ci-dessous (les « Principes de protection des renseignements personnels »). Dans le cadre de la présente politique, le terme « renseignements personnels » désigne les renseignements sur une personne donnée, à l'exclusion du nom, du titre, de l'adresse d'affaires et du numéro de téléphone d'un employé d'une organisation.

En 2006, Services de Titres FCT a reçu le prix « Top Privacy Policies in
Canada », octroyé par Nymity Inc., la plus importante firme de recherche en matière de confidentialité au Canada. Ce prix récompense les meilleures pratiques en matière de confidentialité au Canada. Il est attribué aux sociétés qui fournissent les énoncés les plus clairs, complets et accessibles de leurs politiques et pratiques de protection des renseignements personnels.

Nos principes de protection des renseignements personnels

Principe 1 - Responsabilité

Nous sommes responsables de la protection de tous les renseignements personnels en notre possession.

Notre agent à la protection des renseignements personnels, le vice-président, Services juridiques, est responsable de veiller à ce que la Société se conforme aux principes de protection de la vie privée, et ce, même si d'autres employés sont chargés de recueillir et de traiter quotidiennement des renseignements personnels et peuvent à l'occasion agir au nom de notre agent à la protection des renseignements personnels, le vice-président, Services juridiques.

Nous sommes responsables de la protection des renseignements personnels que nous détenons ou que l'on nous confie. Dans les cas où nous confions le traitement des renseignements personnels à des sociétés apparentées ou à des tiers fournisseurs de services, conformément aux modalités de la présente politique, nous offrons des garanties contractuelles ou autres pour assurer un degré comparable de protection.

Principe 2 - Détermination des motifs de la collecte de renseignements

Nous déterminerons les raisons pour lesquelles nous recueillons des renseignements personnels au moment de la collecte ou avant.

Les motifs de la collecte se limiteront à ceux ayant trait à nos activités et que toute personne raisonnable jugerait appropriés dans les circonstances. Nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels sur nos clients et nos employés pour les raisons suivantes :

• offrir les produits et services demandés;
évaluer et déterminer avec précision les produits d'assurance titres et les services connexes qui répondront aux exigences et aux besoins précis de chacun de nos clients;
établir et percevoir des primes et autres sommes dues à l'égard de nos produits et services;
traiter les demandes, particulièrement en ce qui concerne les risques encourus;
examiner et administrer les réclamations;
conseiller nos clients relativement aux souscriptions et aux réclamations en vue de réduire les risques associés à l'acquisition et au financement immobilier;
enquêter sur les transactions frauduleuses, les détecter et les prévenir;
renouveler les polices, lorsque requis;
élaborer, mettre en valeur, commercialiser ou offrir des produits et services;
gérer et développer constamment nos activités, y compris les questions relatives au personnel et à l'embauche;
satisfaire aux exigences juridiques et réglementaires.
Si nous prévoyons utiliser des renseignements personnels que nous avons recueillis pour un motif non préalablement déterminé, nous préciserons et documenterons ce motif avant de les utiliser.

Nous ferons des efforts raisonnables pour indiquer le motif de la collecte à la personne auprès de laquelle des renseignements personnels seront recueillis. Nous énoncerons le motif de telle façon que toute personne puisse raisonnablement comprendre comment ces renseignements seront utilisés ou divulgués.

Lorsque vous visitez notre site web, aucun renseignement personnel permettant de vous identifier n'est recueilli, sauf si vous avez volontairement choisi de le faire. Nous ne sommes pas responsables des pratiques relatives à la protection de la vie privée ni du contenu des sites web vers lesquels un lien pourrait conduire.

Principe 3 - Consentement

Des renseignements personnels ne seront recueillis, utilisés ou divulgués que si la personne concernée en est informée et donne son consentement, à moins qu'il soit inopportun de le faire.

La façon de procéder pour obtenir le consentement de la personne visée, qu'il s'agisse d'un consentement explicite ou tacite, peut varier selon le caractère délicat des renseignements et les attentes raisonnables de la personne. Une personne est libre de retirer son consentement en tout temps, sous réserve de restrictions de nature légale ou contractuelle ainsi que d'un préavis raisonnable. Nous informerons les personnes concernées des conséquences d'un tel retrait.

Nous solliciterons un consentement pour l'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels au moment de la collecte. Dans certaines circonstances, le consentement pourra être obtenu après la collecte des renseignements, mais avant leur utilisation (notamment lorsque nous devons nous servir de renseignements déjà recueillis à des fins autres que celles qui avaient été précisées auparavant).

La prestation de services n'est pas conditionnelle au consentement de la personne à la collecte, à l'utilisation ni à la divulgation de renseignements personnels autres que ceux exigés à des fins légitimes.

Dans certaines circonstances, prévues ou imposées par la loi, nous pourrons recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels à l'insu de la personne concernée ou sans son consentement. Cela peut se produire lorsque des renseignements personnels sont soumis au privilège du secret professionnel de l'avocat ou accessibles au public conformément à la réglementation; lorsque la collecte ou l'utilisation se fait clairement dans l'intérêt de la personne et que le consentement ne peut être obtenu en temps opportun; dans le but de faire enquête sur une violation d'un accord ou une infraction à la loi; pour réagir à une urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité d'une personne, dans le cas d'un recouvrement de dettes; ou pour se conformer à une assignation de témoin, à un mandat ou à une ordonnance de la cour.

Principe 4 - Limitation de la collecte de renseignements personnels

Nous ne recueillerons que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et nous procéderons de façon équitable et licite.

Notre collecte de renseignements personnels se limitera aux besoins que nous avons déterminés. Elle se fera de façon équitable et licite.

Principe 5 - Limitation de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation

Les renseignements personnels ne seront pas utilisés ou divulgués pour des motifs autres que ceux pour lesquels ils ont été recueillis, à moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne l'exige. Les renseignements personnels ne seront conservés que le temps nécessaire pour donner suite aux motifs énoncés.

Les renseignements personnels ne pourront être utilisés ou divulgués pour des motifs autres que ceux pour lesquels ils ont été recueillis, à moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne l'exige

Il arrive parfois que nous transférons des renseignements personnels aux fins de traitement à des sociétés apparentées ou à des tiers fournisseurs de services relevant d'une autre compétence. Nous pouvons aussi divulguer ou transférer des renseignements personnels à des tiers dont les services ont été retenus pour participer à l'administration et à l'examen d'une réclamation qui nous a été soumise. Dans ces cas, nous offrons des garanties contractuelles ou autres afin d'assurer la protection des renseignements personnels.

Les renseignements personnels ne seront conservés que le temps nécessaire pour donner suite aux motifs énoncés.

Seuls nos employés qui, dans le cadre de leur travail, doivent obtenir l'information se verront accorder l'accès aux renseignements personnels d'une personne donnée.

Les renseignements personnels dont nous n'avons plus besoin parce qu'ils ont été utilisés aux fins pour lesquelles ils avaient été recueillis, seront détruits, effacés ou dépersonnalisés, dans la mesure où aucune obligation légale ne nous oblige à les conserver. Nous effectuons des contrôles raisonnables et systématiques et respectons des échéanciers et pratiques régissant la conservation et la destruction des renseignements et des dossiers, lesquels s'appliquent également aux renseignements personnels recueillis.

Principe 6 - Exactitude

Nous ferons tous les efforts nécessaires pour veiller à ce que les renseignements personnels soient exacts, complets et à jour afin de répondre aux besoins auxquels ils sont destinés.

Nous ferons tous les efforts nécessaires pour veiller à ce que les renseignements personnels qui sont utilisés de façon courante, y compris les renseignements confiés à des tiers pour être traités et ceux qui servent à prendre une décision liée à une personne, soient exacts, complets et à jour.

Principe 7 - Mesures de protection

Les renseignements personnels seront protégés de façon à préserver le caractère délicat de ceux-ci.

Nos mesures de protection préserveront les renseignements personnels contre la perte ou le vol, et contre la consultation, la divulgation, la reproduction, l'utilisation ou la modification non autorisée, quel que soit le format sous lequel ces renseignements sont conservés. Nous ferons en sorte que nos employés soient sensibilisés à l'importance de protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels, et nous prendrons toutes les précautions nécessaires au moment de détruire ou de supprimer des renseignements personnels pour éviter que des personnes non autorisées aient accès à ces renseignements.

Nos méthodes de protection comportent des mesures matérielles (par exemple, classeurs verrouillés; accès limité aux bureaux), des mesures organisationnelles (par exemple, permis d'accès; accès limité lorsque la demande se base sur le « besoin de connaître ») et des mesures technologiques (par exemple, utilisation de mots de passe; chiffrement).

Principe 8 - Transparence

Nous ferons en sorte que les renseignements concernant nos politiques et procédures en matière de protection des renseignements personnels soient facilement accessibles à tous.

Les renseignements que nous rendrons disponibles portent sur les sujets suivants : comment avoir accès à des renseignements personnels; la nature des renseignements personnels que nous possédons, y compris une description générale de l'utilisation que nous en faisons; des renseignements généraux sur nos politiques en matière de protection des renseignements personnels; la façon de communiquer avec notre agent à la protection des renseignements personnels, le vice-président, Services juridiques.

Principe 9 - Accès aux renseignements personnels

Sur demande écrite, nous informerons toute personne de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de renseignements personnels la concernant et nous lui permettrons de consulter cette information. Toute personne peut contester l'exactitude et l'intégralité de ses renseignements personnels et faire apporter les corrections appropriées.

Nous donnerons suite aux demandes écrites dans un délai raisonnable et moyennant un coût acceptable ou gratuitement. Nous sommes à la disposition de tous ceux qui ont besoin d'aide pour rédiger leur demande. Il est possible que nous demandions à une personne de nous fournir suffisamment de renseignements pour nous permettre de faire état de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de renseignements personnels.

Si une personne réussit à démontrer que des renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, nous apporterons les modifications nécessaires. Si la contestation n'est pas réglée à la satisfaction de la personne concernée, nous prendrons note de l'objet de la contestation. Le cas échéant, les renseignements modifiés ou les contestations non résolues seront communiqués aux tiers ayant accès à ces renseignements.

Il est possible que nous refusions une demande d'accès ou que nous ne puissions donner accès à tous les renseignements personnels que nous possédons au sujet d'une personne, comme le permet ou l'exige la loi. Si la loi le permet, nous informerons la personne, sur demande, des raisons pour lesquelles nous lui refusons l'accès aux renseignements. Les exceptions peuvent comprendre les cas suivants : des renseignements personnels qui font référence à d'autres personnes ou qui contiennent des renseignements confidentiels de nature commerciale qui ne peuvent pas être supprimés du dossier; des renseignements recueillis au cours d'une enquête sur la violation d'un accord ou dans le cadre du processus officiel de règlement d'un différend; et des renseignements protégés par le secret professionnel.

Principe 10 - Non-respect des principes

Toute personne peut porter plainte au sujet du non-respect des principes de protection des renseignements auprès de notre agent à la protection des renseignements personnels, le vice-président, Services juridiques.

Nous ferons enquête sur toutes les plaintes déposées par écrit. Si nous estimons qu'une plainte est fondée, nous prendrons toutes les mesures qui s'imposent, y compris, le cas échéant, la modification de nos politiques et de nos pratiques. Un client ou un employé sera informé des résultats de l'enquête effectuée à la suite du dépôt de sa plainte.

Toute personne est invitée à utiliser notre information et notre processus de résolution interne pour régler une plainte. Cependant, elle peut également demander conseil au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada en composant le 1.800.282.1376 ou en écrivant à l'adresse info@privcom.gc.ca; s'il y a lieu, elle peut déposer une plainte auprès du Commissariat.

Notre but est de protéger votre vie privée et vos renseignements personnels. Pour toute question ou tout commentaire à propos de nos politiques ou procédures relatives à la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre agent à la protection des renseignements personnels, le vice-président, Services juridiques.

Vice-président, Services juridiques
Services de Titres FCT
2235, promenade Sheridan Garden
Oakville (Ontario)
L6J 7Y5

Téléphone : 1 800 307-0370
Courriel :      privacy.inquiries@firstcdn.com

† Dans cette politique, les mots « nous », « notre » et « Services de Titres FCT » réfèrent à la Compagnie d'assurances FCT Ltée, la division canadienne de Compagnie d'assurance titres First American, et Compagnie de titres First Canadian Limitée et ses filiales, telles qu'elles.